Tablas Dinamicas

¿No has sentido nunca la necesidad de manejar y analizar grandes cantidades de datos y no sabes cómo? Las tablas dinámicas de Excel son una de las herramientas más potentes de Excel para ello. En este curso te enseñamos todos los trucos.

Podrás girar las filas y las columnas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen, y mostrar todos los detalles de tus áreas de interés.

¿Cuándo conviene utilizar un informe de tabla dinámica?

Cuando deseas comparar totales relacionados, sobre todo si tienes una lista larga de números para resumir y deseas realizar comparaciones distintas con cada número. En el informe que mostramos, puedes ver fácilmente cómo se comparan las ventas de golf del tercer trimestre en la celda F3 con las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, o con los totales generales. Puesto que los informes de tabla dinámica son interactivos, puede cambiar la presentación de los datos para ver más detalles o calcular diferentes resúmenes, como recuentos o promedios.

¿Cómo se organizan los datos?

Cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinámica que resume varias filas de información: En nuestro ejemplo, la columna Deporte se convierte en el campo Deporte y cada registro de Golf se resume en un sólo elemento Golf.

Un campo de datos, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a resumirse. La celda F3 del informe anterior contiene la suma del valor Ventas de cada fila de los datos de origen para la cual la columna Deporte contiene Golf y la columna Trimestre contiene Trim3.

Función de buscar V en Excel

La función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la función BUSCARV es la búsqueda dentro de un directorio telefónico.

Si queremos tener éxito para encontrar el teléfono de una persona dentro del directorio telefónico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona. Posteriormente habrá que buscar el nombre dentro del directorio telefónico para entonces obtener el número correcto.

Crear una tabla de búsqueda

Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.

Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:

Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera única a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.

Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de búsqueda está lista podemos utilizar la función BUSCARV.

Sintaxis de la función BUSCARV

La función BUSCARV tiene 4 argumentos:

.

• Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
• Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos donde se tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.
• Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una coincidencia delValor_buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1.
• Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una búsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados.

Ejemplo de la función BUSCARV

Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene información de números telefónicos seguimos los siguientes pasos:

1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.
2. En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera:=BUSCARV(
3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la función:=BUSCARV(E1,
4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:=BUSCARV(E1,A2:B11,
5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,):=BUSCARV(E1,A2:B11,2,
6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda exacta del nombre.=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

Observa el resultado de la función recién descrita:

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor para buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el resultado automáticamente.

Errores comunes al usar la función BUSCARV

• Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función BUSCARV regresará el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.
• Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla obtendremos un error de tipo #REF!
• Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará un error de tipo #VALOR!
• Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no encuentra el valor buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.

La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel. Es necesario que dediques tiempo para aprender correctamente su uso y verás que podrás sacar mucho provecho de esta función.

Como aplicar el formato condicional en Excel

El formato condicional resalta rápidamente información importante en una hoja de cálculo. Sin embargo, a veces lasreglas de formato integradas no van lo bastante lejos. La adición de su propia fórmula a una regla de formato condicional le ayudar a agilizar acciones que las reglas integradas no pueden realizar.

Crear reglas de formato condicional con fórmula

Por ejemplo, supongamos que realiza un seguimiento de los cumpleaños de sus pacientes dentales para ver cuál está próximo y marcarlos como que han recibido una felicitación de cumpleaños de su parte.

En esta hoja de cálculo, vemos la información que deseamos usando formato condicional, controlada por dos reglas en las que cada una de ellas contiene una fórmula. La primera regla, en la columna A, aplica formato a futuros cumpleaños y la regla de la columna C aplica formato a celdas tan pronto como se introduce “Y”, indicando que se ha enviado la tarjeta de cumpleaños

Para crear la primera regla:

1. Seleccione de la celda A2 a la A7. Realice esta acción arrastrando desde A2 a A7.
2. A continuación, haga clic en Inicio > Formato condicional > Nueva regla.
3. En el cuadro de diálogoNueva regla de formato, haga clic en Utilizar una fórmula para determinar en qué celdas desea aplicar el formato.
4. En Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera, escriba la fórmula: =A2>HOY()
   La fórmula usa la función HOY para ver si las fechas de la columna A son posteriores a hoy (en el futuro). De ser así, se aplica formato a las celdas.
5. Haga clic en Formato.
6. En el cuadro Color, seleccione Rojo. En el cuadro Estilo de fuente, seleccione Negrita.
7. Haga clic en Aceptar hasta que se cierren los cuadros de diálogo.
   El formato se aplica a la columna A.

Para crear la segunda regla:

1. Seleccione las celdas de la C2 a la C7.
2. Repita los pasos 2 a 4 anteriores e introduzca esta fórmula: =C2="Y"
   La fórmula prueba para ver si las celdas de la columna C contienen “Y” (las comillas alrededor de Y indican a Excel que es texto). De ser así, se aplica formato a las celdas.
3. En el cuadro Color, seleccione Blanco. En el cuadro Estilo de fuente, seleccione Negrita.
4. Haga clic en la pestaña Relleno y seleccione Verde.
   El formato se aplica a la columna C.

Barra de Herramientas de Excel

La barra de herramientas estándar en Excel contiene 23 iconos que son comúnmente usados ​​por los usuarios de Excel. Estos iconos pueden ser utilizados para la gestión de archivos, impresión, edición, formato y cálculo. A todas estas herramientas se puede acceder a través del menú que aparece por encima de la barra de herramientas, y muchos de ellos tienen atajos de teclado también.

Entorno de Excel

Partes del Entorno de Excel:

*- Cinta de Opciones:

Se ha diseñado para ayudarle a encontrar rápidamente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas.

Para reducir la aglomeración en pantalla, algunas fichas sólo se muestran cuando son necesarias. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen solo se muestra cuando se selecciona una imagen.

*- Nombre de una celda:

Esta compuesta por la letra de la columna y el número de la fila.

‘*- Cuadro de Nombres: 

Lugar que muestra la posición actual del puntero de celda, o del nombre asignado a un rango.

*- Barra de Fórmulas: 

Muestra el contenido de una celda y permite la creación de formulas usando un asistente el cual está ubicado en el lado izquierdo de la barra o mediante la escritura de la fórmula en forma manual.

‘

Barra de Herramientas de Word

Uso de las barras de Herramientas de Word

*Introducción

En este curso, estaremos estudiando la utilidad de las Barras de Herramientas, y  conociendo las mas sencillas e importantes; aprenderás cómo emplearlas correctamente en la edición de un documento.

Las Barras de Herramientas: En un lenguaje sencillo, podemos definir a las barras de herramientas como diferentes recursos que nos permiten trabajar en un documento, aplicando diferentes procesos técnicos que simplifican todas las acciones de edición del documento.

Estaremos abordando el tema de manera simplificada, con lenguaje sencillo, y con fáciles esquemas que permitan una mejor comprensión.

Las Barras de Herramientas las puedes personalizar para que estén visibles todo el tiempo, y puedas encontrarlas fácilmente. Para buscarlas, debes entrar al Menú Ver, luego le das click en la opción barras de herramientas.

En el Menú Barras de Herramientas; encontrarás muchas opciones, que tienen que ver con las diferentes operaciones, y procesos que puedes efectuar en un documento; procesos tales como editar imágenes, editar tablas, bordes, etc.

Entorno de Word

1. La barra de herramientas de acceso rápido  contiene, normalmente, las opciones que más frecuentemente se utilizan. Éstas son Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho). Es importante que utilices con soltura estas herramientas, ya que lo más frecuentemente cuando trabajamos, pese a todo, es equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo.

Si quieres personalizar los botones que aparecen en la barra de acceso rápido, visita el siguiente avanzado donde se explica cómo hacerlo .
2. La barra de título, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del documento abierto que se está visualizando, además del nombre del programa. La acompañan en la zona derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno Windows.
3. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Word. Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas. La veremos en detalle más adelante.
4. Las barras de desplazamiento permiten la visualización del contenido que no cabe en la ventana. Aunque en la imagen veamos únicamente la vertical, si la hoja fuese más ancha que la ventana, también veríamos una barra de desplazamiento horizontal en la zona inferior.
5. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver una vista general del resultado. 
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado. 
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrándolo. 
6. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizará la hoja del documento. Por defecto se suele mostrar en Vista de impresión. Esto significa que veremos el formato de la hoja tal cual se imprimirá.
7. La barra de estado muestra información del estado del documento, como el número de páginas y palabras, o el idioma en que se está redactando. Podremos modificar esta información si hacemos clic sobre ella, ya que normalmente se trata de botones realmente.

2. La cinta de opciones

Hemos comentado que la cinta es la barra más importante de Word, porque contiene todas las opciones que se pueden realizar con los documentos.

Las herramientas están organizadas de forma lógica en pestañas o fichas (Inicio, Insertar, Vista...), que a su vez están divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaña más utilizada, Inicio, que contiene los grupos Portapapeles, Fuente, Párrafo y Estilos. De esta forma, si queremos hacer referencia durante el curso a la opción Copiar, la nombraremos como Inicio > Portapapeles > Copiar.

Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de pestaña.

-. Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeño botón en su esquina inferior derecha. Este botón abre un panel o cuadro de diálogo con más opciones relacionadas con el grupo en cuestión. En la imagen, por ejemplo, el cursor está situado en el botón que abre el panel Portapapeles. En el grupo Fuente abriríamos el cuadro de diálogo Fuente, y así consecutivamente.

 -.Las pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento "inteligente", que consiste en mostrar determinadas pestañas únicamente cuando son útiles, de forma que el usuario no se vea abrumado por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas de tabla no estará visible de entrada, únicamente se mostrará si insertamos una tabla en nuestro documento y la seleccionamos.

Ésta función permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el menú Archivo > Opciones > Personalizar Cinta. Si quieres ver con detalle cómo hacerlo, visita el siguiente avanzado de personalización de la cinta de opciones . Además, si acostumbras a personalizar los programas que utilizas es posible que también te interese aprender cómo exportar e importar la personalización del entorno .
-. En las últimas versiones de Word se apuesta por dotar de accesibilidad al programa, pudiendo controlarlo por completo mediante el teclado.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes. 
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. 
-. Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma de flecha, que encontrarás en la zona derecha superior 

2.1 La ficha Archivo

La pestaña Archivo se encuentra destacada en color azul, ¿por qué? 
Porque, a diferencia del resto de pestañas, no contiene herramientas para la modificación y tratamiento del contenido del documento, sino más bien opciones referentes a la aplicación y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaña, se cubre el documento con un panel de opciones, es por ello que Microsoft ha llamado a esta vista la Vista Backstage.
De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por eso la vamos a comentar a parte. Observarás que sus opciones no se encuentran en una ficha como las que hemos visto, con agrupaciones. Están situadas en forma de menú vertical. Esta pestaña equivalía al botón Officeen la versión Word 2007, y en versiones anteriores era el menú Archivo. Es decir, en Word 2010 hemos vuelto a sus orígenes, pero con un diseño mejorado.
Las opciones principales son las de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos. También puedes acceder a una lista de los documentos utilizados de forma Reciente y Salir de la aplicación. Las opciones Información, Imprimir y Compartir las veremos más adelante.
Contiene dos tipos básicos de elementos:
- Comandos inmediatos. 
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos, aunque también pueden mostrar un cuadro de diálogo que nos pide más información para realizar la acción. 
Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un pequeño recuadro azul que no ocupa todo el ancho del menú.